Hvordan startet Alumni

USN Fleksibel fikk i oppdrag av direktør for fellestjenester å utrede hvordan USN kan opprette en Alumni tjeneste. Les mer her om hvordan arbeidsgruppen jobbet med å organisere opp en slik utredning, og resultatet av dette.

Et alumninettverk styrker båndet mellom universitetet og tidligere studenter, og kan øke lojalitet, studenttall, samarbeid og omdømme. USN har ikke hatt et slikt sentralt nettverk, noe som ble påpekt av NOKUT i 2019 og i forbindelse med EFMD- akkreditering av USN Handelshøyskolen. Per Eirik Lund, direktør for administrative tjenester, ga en arbeidsgruppe ledet av USN Fleksibel i oppdrag å undersøke og beskrive hvordan et alumninettverk kunne være en strategisk fordel. Gruppen skulle utvikle et forslag til en alumni-modell. Arbeidet skulle bygge på tidligere erfaringer, kobles til det pågående CRM-arbeidet og gradvis iverksettes gjennom et pilotprosjekt.
 
Arbeidsgruppen bestod av Jarle Løwe Sørensen (HH, leder), Line K. Whittall (HH), Øivind Berg (TNM), Hege Lundby Mathisen (Kommunikasjonsavdelingen), Morten Hvidsten (CRM), Henning Tollefsen (Seksjon for digital organisasjonsutvikling), Mariann Lund (HS) og Hilde Kristin Gjertsen (Økonomiavdelingen).

For å få et best mulig beslutningsgrunnlag sendte arbeidsgruppen ut en survey til tidligere studenter (n = 3061), innhentet erfaringer fra andre nasjonale og internasjonale UH-aktører, kartla erfaringer og ønsker internt på USN, og arrangerte et åpent alumni-webinar. Konklusjonen var at en sentral alumni-ordning både var ønsket og ansett som svært positivt.
 
I sin rapport, kom arbeidsgruppen med generelle anbefalinger, et forslag til en alumni-modell og pilot. Gruppen påpekte blant viktigheten av at etableringen av en alumni-ordning på USN må sees på som en del av en helhetlig organisasjons-utviklingsprosess, den må knyttes sammen med pågående merkevarebyggingsstrategier, faglige aktiviteter, bibliotektjenestene, EVU, CRM, EDUC, karriereveiledning og ulike mentorordninger. Videre anså gruppen det hensiktsmessig at ordningen kobles opp mot EDUC-nettverket.

Den foreslåtte modellen organiserer alumnier på to nivåer: fakultet og sentralt. Hvert fakultet har en Alumnikontakt som leder arbeidet. I tillegg dannes et Alumniteam bestående av representanter fra ulike institutter, EVU, PhD-programmer og tidligere studenter, som skal styrke forbindelsene med eksterne partnere.
Sentralnivået inkluderer et Alumni Advisory Board (AAB) og Kommunikasjonsavdelingen. AAB, med interne og eksterne representanter, styrer og koordinerer alle alumni-aktiviteter, definerer strategi, mål og budsjett, og evaluerer resultatene. Kommunikasjonsavdelingen skal lede og koordinere alumni-arbeidet internt på USN. KOM skal eksempelvis, bistå fakultetene, utvikle en målrettede og felles kommunikasjonsstrategi og sikre at alumni aktivitetene er effektive og konsistente.

Forslaget har blitt presentert og forankret på tvers av administrasjonen og fakultetene på USN. Høsten 2024 ble det vedtatt at prosjektet skulle starte med et pilotprosjekt, ledet av kommunikasjonsavdelingen.